Vous êtes formateur ou vous souhaitez vous lancer dans la formation professionnelle et depuis de nombreux mois vous entendez beaucoup parler de Qualiopi voir que de Qualiopi mais vous n’avez pas eu le temps de vous y pencher ou vous repoussez le moment fatidique !

Peut-être êtes vous déjà référencé(e) sur la plateforme Datadock ou vous êtes seulement au début de vos démarches pour devenir formateur indépendant ?

Reprenons un peu l’historique…

 

DATADOCK c’est quoi ?

Le référencement Datadock était un passage obligatoire pour les organismes de formation professionnelle qui voulaient voir leurs prestations financées par les OPCO correspondants (OPérateur de COmpétences) mais aussi le CPF. Ensuite, cette certification leur donnait une meilleure visibilité et leur accordait plus de crédibilité à dispenser des formations de qualité.

J’emploi le passé car nous sommes bientôt fin 2021 et ce Datadock va être remplacé par ce fameux Qualiopi au 1er janvier 2022.

 

QUALIOPI c’est quoi ? QUALIOPI pour qui ?

Cette certification Qualiopi deviendra une obligation légale pour tout Organisme Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences (OPAC) souhaitant faire bénéficier leurs apprenants de financements publics ou mutualisés.

Date qui approche à grands pas me direz vous !

Mais en attendant, votre Datadock suffit jusqu’au 31/12/2021 pour obtenir des prises en charge.

Qualiopi est une certification délivrée par un organisme certificateur, reçu par le comité français d’accréditation, le COFRAC, dont vous trouverez la liste dans le lien ci-dessous.

https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs

 

QUALIOPI combien ça coûte ?

Si le Datadock était gratuit, la certification Qualiopi, elle, a un coût, conséquent suivant l’organisme qui souhaite être certifié.

Vous devrez contacter un organisme certificateur, dans la liste ci-dessus, et demander des devis. 3 est une bonne moyenne 🙂

Lisez bien entre les lignes car les tarifs ne sont pas tous de même niveau !

D’une manière générale, il faut partir sur un budget situé entre 1400€HT et 1800€HT, comprenant votre audit initial + l’audit intermédiaire, dit de surveillance.

Le cycle de cette certification est de 3 ans.

Comme vous venez de le comprendre, il y a 2 passages d’audit, ce qui veut dire que la certification Qualiopi n’est pas acquise éternellement !

 

La durée de l’audit initial sera d’une durée variable suivant plusieurs critères :

• Votre chiffre d’affaires formation,
• Le nombre de catégories d’actions concourant au développement des compétences,
• Le nombre de sites de formation.

 

Si votre CA est inférieur à 150 K€ = 1 jour + 0.5 jour si apprentissage + 0,5 jour par site si plusieurs sites.

Si votre CA est supérieur à 750 K€ = 1.5 jour + 0.5 jour par catégorie (sauf apprentissage + 1 jour) + 0.5 jour par site si plusieurs sites. 

 

Lors de votre audit initial vous aurez à démontrer vos processus et vos procédures pour chaque indicateur tout en apportant les preuves correspondantes.

Le mot d’ordre est la Qualité de votre organisation, de vos contenus, de vos modalités…

Il faut savoir que plus votre journée sera préparée en amont, plus cette journée sera facile à vivre pour vous ou votre référent qualité !

Une préparation complète et rigoureuse avec des documents conformes sera votre meilleur allié pour affronter cet audit initial.

Lors de votre audit initial Qualiopi, ce sera l’auditeur qui choisira, sous forme d’échantillonnage, le ou les dossiers à étudier. Vous pourrez néanmoins lui indiquer la date à laquelle vous vous êtes mis en conformité avec le RNQ, dans le cadre ou vous êtes nouvel entrant.

Vous devrez présenter votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ce qui permettra à votre certificateur de connaître le nombre de formations dispensées l’année précédente.

Dans le cadre où votre BPF est vierge alors vous serez considéré comme nouvel entrant, ce qui vous allégera votre audit sur certains indicateurs.

 

Le RNQ c’est quoi ?

Le RNQ est le Référentiel National Qualité, document sur lequel vous devrez vous appuyer pour vous mettre en conformité et préparer votre audit afin d’obtenir votre certification Qualiopi… En bref, votre manuel qualité comme dans votre pyramide documentaire !

Je vous conseille fortement de l’imprimer afin de prendre des notes directement sur votre document.

Si ce n’est déjà fait, vous pouvez le télécharger ci-dessous :

https://travail-emploi.gouv.fr/demarches-ressources-documentaires/documentation-et-publications-officielles/guides/guide-referentiel-national-qualite

 

QUALIOPI comment s’y préparer ?

Pour préparer et obtenir votre certification Qualiopi vous avez 3 solutions :

 

• Soit vous vous lancez seul(e) face à votre RNQ, mais sans aucune certitude de réussite sauf si vous êtes déjà référent qualité ou que vous avez préparé seul(e) votre référencement Datadock. Il y a bien les réseaux sociaux pour vous aider, mais combien de temps allez vous perdre à poser vos questions sans savoir si les réponses seront pertinentes et utiles dans votre démarche ! Je vois passer beaucoup de publications sur les réseaux avec des questions qui montrent bien que la personne va “droit dans le mur” !!!

 

• Soit vous vous lancez seul(e) mais cette fois-ci en utilisant un outil complet et pertinent, préparé par des experts tel qu’un pack de documents que vous pourrez vous approprier et personnaliser selon votre organisation et vos processus. Documents préparés par des experts de la formation professionnelle.

Attention à bien le choisir ! Fuyez les Kits gratuits qui, selon moi, ne doivent pas être très en conformité avec les attentes du RNQ !!!

Ce pack doit aussi contenir tous les conseils + décryptage de chacun des indicateurs. 

Les documents seuls ne vous seront pas très utiles sauf si vous avez déjà une expertise des textes du RNQ.

Découvrez le QUALIOPACK outil indispensable pour les autodidactes Qualiopi pour seulement 289€HT, vous pourrez préparer votre audit sereinement.

 

• Soit vous vous faites accompagner en individuel par un expert qualité de la formation professionnelle. Attention aux accompagnements de groupe où vous aurez moins de temps pour poser vos questions, un groupe de 4 personnes maximum est suffisant pour une préparation telle que le Qualiopi !

Privilégiez la formation de qualité plutôt qu’une offre alléchante à bas prix ou en groupe très nombreux, conseil de formatrice qualité 😉

Prenez connaissance de l’accompagnement sur mesure pour 990€, finançable par votre OPCO ou le CPF* (*si vous êtes en création d’entreprise uniquement). 

Uns fois votre audit initial réussi, la certification Qualiopi sera valable 3 ans puis ensuite vous recommencez un cycle avec de nouveau votre audit de renouvellement puis un audit intermédiaire…

L’audit intermédiaire est un audit de surveillance dont la durée sera plus courte que l’audit initial.

C’est aussi lors de ce RDV que vous pourrez lever les Non Conformités mineures notifiées à votre audit initial.

Concernant vos Non Conformités Majeures, notifiées lors de votre audit initial, elles devront être levées sur une période de 3 mois maximum si vous souhaitez obtenir votre certification. 

Passé ce délai vous devrez recommencer tout le processus !

 

QUALIOPI comment se passe l’audit initial ?

1/ Une réunion d’ouverture avec, d’une manière générale, une présentation de toutes les parties.

2/ Lors d’un échantillonnage, l’audité devra présenter toutes les preuves en démontrant qu’il est en conformité avec le RNQ.

3/ L’auditeur notera les points forts (s’il y en a), les non-conformités mineures et les non-conformités majeures (s’il y en a).

4/ Une réunion de clôture sera faite durant laquelle toutes les suites de l’audit seront expliquées…

Lors de cette réunion, l’audité peut poser toutes les questions afin de ne pas rester dans le doute. C’est aussi un moment de négociation si vous n’êtes pas d’accord avec une Non-Conformité.

Non-Conformité mineure : 6 mois mettre en application le plan d’action qui sera vérifié lors de l’audit intermédiaire.

Non-Conformité majeure : vous aurez 3 mois pour vous mettre en conformité, passé ce délai votre certification sera suspendue.

Un audit complémentaire peut éventuellement être programmé pour la levée des non conformités.

 

 

QUALIOPI que se passe-t-il après la certification ?

Vous avez obtenu votre certification Qualiopi le sésame pour votre organisme… Bravo !!!

Mais ne vous réjouissez pas trop vite !

Ce que vous aurez mis en place pour vous mettre en conformité afin d’obtenir votre certification devra être appliqué en permanence dans votre organisme, au risque de ne pas être renouvelé !

Ne pensez pas que tout est acquis, il va falloir être vigilant et maintenir vos veilles, maintenir vos propres compétences et celles de vos formateurs…

Vous devez être en permanence dans votre démarche d’amélioration continue et c’est ce que vous devrez démontrer lors de votre audit de renouvellement…

Pour finir, vous devrez informer votre certificateur de tout changement concernant votre organisme de formation que ce soit le siège social, le statut, les formations certifiantes… 

 

Envie de préparer sa certification Qualiopi ?

Si vous souhaitez obtenir des financements pour vos apprenants… pas le choix !

Si vous souhaitez que vos formations deviennent éligibles au CPF pour 2022… impossible d’y échapper !

Si vous voulez démontrer que votre organisme est conforme au Référentiel National Qualité afin de proposer une prestation au TOP qualité… c’est recommandé !

Et bien maintenant que vous avez toutes les cartes en main, il suffit de vous y mettre et un conseil, ne tardez pas trop, 2022 c’est demain 🙂

J’espère que cet article vous aura donné des renseignements et informations utiles pour votre projet et je vous souhaite pleine réussite dans votre préparation pour votre certification Qualiopi.